Yönetimin Gözden Geçirmesi

Saat 10:30 · 120 dk · Toplantı Başkanı: Prof. Dr. Gül Rengin KÜÇÜKERDOĞAN (Rektör)

Gündem

1. 2025 yılı TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi İç Tetkik Sonuçlarının ve Tespit Edilen Uygunsuzluklar ile Düzeltici Faaliyetlerin Durumunun Değerlendirilmesi
2. İç Tetkik Sürecinin Genel Değerlendirilmesi ve Sonuçların Kalite Komisyonu ile Paylaşılması
3. TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi 1. Gözetim Tetkiki Hazırlık Sürecinin Değerlendirilmesi (30–31 Temmuz 2026)
4. Önceki Yönetimin Gözden Geçirme toplantısında alınan kararların gerçekleşme durumunun değerlendirilmesi.
5. Dış Değerlendirme Sonuçları, Tespit Edilen Bulgular ve İyileştirme Çalışmalarının Değerlendirilmesi
6. Risk Değerlendirme Prosedürü ve Risk Değerlendirme Tablosunda Yapılan Güncellemelerin Değerlendirilmesi
7. Risk Yönetimi Kapsamında Planlanan Risk Çalıştayı Sürecinin Görüşülmesi
8. Dış Danışma Kurulu Yapısının Güncellenmesi ve Kurulda Yer Alması Gereken Kurum/Kuruluşların Değerlendirilmesi
9. Akademik ve İdari Personel Memnuniyet Anketi Sonuçlarının Değerlendirilmesi
10. Memnuniyet Anketlerinden Elde Edilen Geri Bildirimler Doğrultusunda İyileştirme Alanlarının ve PUKÖ Süreçlerinin Değerlendirilmesi
11. Öğrenci Genel Memnuniyet Anketi Sonuçlarının Değerlendirilmesi ve Öğrenci Geri Bildirimlerine Yönelik İyileştirme Çalışmalarının Görüşülmesi
12. Kalite Yönetim Sistemi Programı Hakkında Bilgilendirme ve Kullanım Süreçlerinin Değerlendirilmesi
13. YÖKAK Kurumsal Akreditasyon Programı Süreci Hakkında Bilgilendirme Yapılması
14. HKÜ Kalite İzleme ve Değerlendirme Komisyonu Çalışmalarının Değerlendirilmesi
15. Süreç Performans Göstergeleri ve Sonuçlarının Değerlendirilmesi
16. Uygunsuzluklar ve Düzeltici Faaliyetlerle İlgili Kararların Değerlendirilmesi
17. İyileştirmeye Yönelik Katılımcı Önerilerinin Değerlendirilmesi
18. Risk Analizi Eğitimleri ve Risk Değerlendirmelerinin Görüşülmesi
19. Kalite Hedefleri ve Politikasının Ulaşılma Derecesinin Değerlendirilmesi
20. Sistem Performans Değerlendirmelerinin Yapılması
21. Araştırma-Geliştirme faaliyetleri ve proje performans sonuçlarının değerlendirilmesi.
22. Kaynak İhtiyaçlarının ve Çalışma Ortamı İyileştirmelerinin Görüşülmesi

Alınan Kararlar

Kararların İzlenmesi

Gerçekleşme kanıtı yayımlanmış kararlar:

Toplantı haberi →

Saat 15:30–16:30 · Senato Toplantı Salonu · Başkan: Prof. Dr. Türkay DERELİ (Rektör) · Raportör: Tuba GÜNDOĞDU (Strateji ve Kalite Müdürü)

Gündem

1. 2024 TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi İç Tetkik Raporları
2. 2024 TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belge Yenileme
3. Program Akreditasyon Süreçleri
4. Memnuniyet Anketleri
5. Dilek ve Öneriler

Görüş ve Öneriler

• 2024 yılı İç tetkik raporlarına göre düzeltici faaliyetlerin durumları takip edilmiş olup yönetimi gözden geçirme toplantısında iç denetim sonuçları görüşülmüştür. açılan düzeltici faaliyet bulgularındaki azalma (Fakülte/YO/Enstitü: 17 → 12) iyileştirme çalışmalarının etkili olduğunu göstermekte olup; idari birimlerde artış gösteren DF sayısına yönelik daha sıkı izleme önerilmiştir.
• 2024 yılı için Ocak / Şubat .2025 tarihinde süreçlere ait risk tabloları revize edilmiş, süreçlere ait düzeltici –önleyici çalışmalar gerçekleştirilmiştir. Fakültelerin ortak riskleri Fakülteler Risk tablosunda ortak kalite temsilcilerin ortak kullanımına açık revize edilirken fakültelerden de bağlı bulundukları fakülte geneli risklerinin oluşturulması istenmiş ve fakülteler tarafından tamamlanmıştır.
• Memnuniyet anketlerinin düzenli yapılması ve PUKÖ çevrimi ile ilişkilendirilmesi, sürekli iyileştirme açısından değerli bulunmuş, anket içeriklerinin güncellenmesi önerilmiştir.
• Süreç performanslarının stratejik planla uyumlu şekilde izlenmesi olumlu değerlendirilmiş, performans göstergelerinin dijital ortamda daha erişilebilir hale getirilmesi önerilmiştir.
• 2023 yılı yapılan dış denetim sırasında herhangi bir aksiyon/uygunsuzluk tespit edilmemiştir.
• Birim yöneticilerine ve tüm çalışanlara 2024 yılı ISO 9001:2015 kalite yönetim sistemi dış denetim tetkiklerinin 28-29 Nisan tarihleri arasında yüz yüze yapılacağı iletilmiştir. Bu tarihler arasında ilgili fakülte ve birimlerin hazır bulunmaları konusu iletilmiştir.
• 2023 YGG toplantısında alınan program akreditasyon sayısının artırılması ve kurumsal akreditasyona hazırlık sürecinde programların sürece dahil olması kararı alınmıştır. Bu karar doğrultusunda 2024/2025 eğitim öğretim döneminde önemli bir gelişme sağlanmış olup, akreditasyon alan program sayısı %157 artışla 7’den 18’e yükselmiştir. Bu başarının sürdürülebilirliği için kurumsal akreditasyon süreci çalışmaları da hız kazanmıştır.

Alınan Kararlar ve Planlanan İşler

• Akredite bölüm sayısının artırılmasına yönelik izleme çalışmalarının devamı
• Risk analizlerinin yılda bir kez güncellenmesi yönünde karar alınması
• DF bulgularının azaltılması için birim bazlı toplantıların arttırılması
• Memnuniyet anketlerinin katılım sayısının arttırılması için kalite komisyonu ile görüşülerek ilgili birimlere duyurusunun yapılması

Saat 16:00

Gündem

1. 2023 TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Kapsamında Risk Değerlendirme ve Prosedüründe Yapılan Değişiklikler Hakkında Bilgilendirme Yapılması
2. 2023 TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Kapsamında TSE Tarafından Gerçekleştirilecek Olan Gözden Geçirme Ziyareti Hakkında Fakülte ve Birimlerin Bilgilendirilmesi
3. Kurum İç Değerlendirme Raporu (KİDR) Yazım Kılavuzundaki Değişikliklere Dair Bilgilendirme Yapılması
4. Kurum Geneline İç Tetkik Sonucu Olarak Oluşturulan DF’ lerin Kapatılmasına Dair Fakülte ve Birimlere Bilgilendirme Yapılması
5. KİDR Yazımı İçin Odak Grupların İstişaresi ve Oluşturulması
6. Kurumsal Akreditasyon Hazırlık Çalışmaları Hakkında Bilgilendirme Yapılması
7. Diğer Konular
8. Dilek ve Öneriler

Toplantı Notları

• TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Kapsamında her yıl düzenli olarak gözden geçirilen risk planı ve risk değerlendirme prosedürünün bir önceki yıl TSE tarafından gerçekleştirilen gözden geçirme ziyaretinde yapılan tavsiyeye istinaden güncellenmesi ve kullanıma sunulmasına dair bilgilendirme yapılmıştır.
• TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgelendirme İkinci Gözetiminin 29 Şubat 2024 tarihinde planlandığı ve gözetim için tüm idari ve akademik birimlerin hazır bulunması gerektiğine dair bilgilendirme notu üniversitemiz genel sekreterliği aracılığıyla mail yoluyla iletilmiştir. Bu bilgilendirmeye istinaden azami hassasiyetin gösterilmesi gerekliliği vurgulanmıştır.
• YÖKAK tarafından 2023 yılı için yayımlanan Kurum İç Değerlendirme Raporu Yazım Kılavuzu sürüm 3.1 içeriğinden önceki yıldan farklı olarak belirtilmiş uyulması gereken kural ve çerçeveler hakkında uyarılar yapılmıştır.
• Kurum Geneline İç Tetkik Sonucu Olarak Oluşturulmuş ve kapatılmış DF’ lerin içerisinden seçilen örnek uygulamaların diğer birim ve fakültelere örnek teşkil edilmesi açısından gösterilerek henüz kapatılmamış DF’ ler için fikir oluşturulması sağlanmıştır. Henüz kapatılmamış DF’ lerin ivedi olarak kapatılması gerekliliği vurgulanmıştır.
• 2023 yılına ait KİDR oluşturulması ile ilgili fakültelerde bulunan kalite temsilcileriyle odak grubu oluşturulmuş olup, fakülteler kendi bünyesinde KİDR oluşturarak oda gruplarına sunulmasına karar verilmiştir. Odak grupların çalışması neticesinde kalite komisyonunun onayından geçerek Strateji ve Kalite Müdürlüğü tarafından YÖKAK yönetim bilgi sistemine dahil edilip senatodan geçeceği bilgisi aktarılmıştır.
• Kurumsal Akreditasyon sürecine dahil olmak için program akreditasyonlarına ağırlık verilmesi rektör tarafından tüm dekanlara iletilerek hazır olan tüm programların akreditasyon sürecine dahil olması talimatı verilmiştir.

Saat 16:00

Gündem

1. 2023 TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi İç Tetkik Raporlarının Sunumu ve Üniversite Genelinde Yıl Bazında Karşılaştırılması
2. 2023 TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi İç Tetkik Raporları Sonucunda Ortaya Çıkan DF’ ler Hakkında Fakülte ve Birimlere Bilgilendirme Yapılması
3. Kalite Yönetim Sistemi Süreç ve Performans Göstergelerinin Değerlendirilmesi
4. Kurum Kültürü Anketi Hakkında Bilgilendirme
5. Diğer Konular
6. Dilek ve Öneriler

Toplantı Notları

• TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Kurumiçi İç Tetkikleri kurumumuzda gerçekleştirilmiş olup, yapılan iç tetkiklere toplamda 41 tetkikçi ile 34 birimin tetkikleri yapılmıştır. 2022 yılında idari ve akademik birimlerde toplamda 49 tane DF bulunurken 2023 yılında yapılan tetkikler sonucunda bu 34 olarak belirlenmiştir. Genel itibariyle bakıldığında idari birimlerde bir önceki yıla bakarak bulunan DF’ lerin sayısında azalma görülürken akademik birimlerde ise artış gözlenmiştir.
• İç Tetkikler neticesinde ortaya çıkan DF’lerin gözden geçirilerek kapatılabilmesi için tüm idari ve akademik birimlere ivedi çalışma başlatılması gerektiği aktarılmıştır. Bu süreçte Strateji ve Kalite Müdürlüğünden kesintisiz destek verileceği de bildirilmiştir.
• 2023-2027 Stratejik Plan Performans Göstergelerine dair verilen toplanmaya başlanacağı ve fakültelerden veri talebinde bulunabileceği aktarılmıştır. Öte yandan YÖK ve YÖKAK Performans Göstergelerinin ortak alınan karar gereği ayrı ayrı değil ortak sistemden ortak göstergelerle toplanacağı bilgisi aktarılmıştır. Buna göre talep edilecek olan veriler için üst yazıyla ilgili tüm birimlere bilgilendirme ve taleplerin yapılacağı aktarılmıştır.
• Hem Stratejik Planın hem de Kalite Yönetim Sisteminin bir parçası olarak her yıl yapılan kurum kültürü memnuniyet anketinin hazırlandığı ve tüm idari ve akademik birimlere gönderileceğine dair bilgilendirme yapılmıştır.

Rektörlük Senato Salonu

Hasan Kalyoncu Üniversitesi Kalite Komisyonu 22.07.2022 tarihinde rektörlük senato salonunda gündemindeki konuları karara bağlamak üzere toplanmıştır. Buna göre;

Kararlar

• Kalite komisyonu üyelerine kurumsal akreditasyon hazırlık süreci ile ilgili yapılan çalışmalar aktarılarak bilgilendirme yapılmıştır.
• Akredite olmayan diğer bölümlerin de sürece dahil olmaları yönünde görüş birliğine varılmıştır.
• 2023-2027 Stratejik Plan ön çalışmalarına başlanmış olduğu, bu süreçte arama konferanslarına başlanacağı bilgisi aktarılarak ilk yapılacak olan arama konferansının 28.07.2022 tarihinde gerçekleşmesine karar verilmiştir.
• 2023-2027 Stratejik Plan hazırlık kapsamında Proje Yürütme Kurulu’nun (PYK) aşağıdaki gibi oluşturulmasına karar verilmiştir.
  • Prof. Dr. Türkay DERELİ – Rektör
  • Prof. Dr. Gül Rengin KÜÇÜKERDOĞAN – Rektör Yardımcısı
  • Öğr. Gör. Metehan ATAY – Strateji ve Kalite Müdürlüğü Akademik Danışmanı-Kalite Yön.
  • Tuba GÜNDOĞDU – Strateji ve Kalite Müdürü
• İzleme raporunda gelişmeye açık yönler kısmında yer alan web sayfasıyla alakalı düzenlemelerin yapıldığı ve çalışmaların Bilgi İşlem Müdürlüğü ile koordinasyonlu şekilde devam edileceği bilgisi aktarılmış olup, aynı zamanda fakülte ve meslek yüksekokulundaki web sorumlusu öğretim elemanlarına da web eğitimi verilmesine karar verilmiştir.
• Dış Danışma Kurulu ile ilgili kalite komisyonu üyelerine her fakültenin kendi dış danışma kurulunu belirlemesi yönünde fikir birliğine varılması ve böylece hem fakültelerin hem de üniversiteye ait dış danışma kurullarının oluşturulmasına karar verilmiştir.
• Fakülte Sekreterlerine kalite yönetim sistemi çalışmalarıyla ilgili görevlendirme yazısı yazılarak kalite eğitimi verilmesi kararlaştırılmıştır. Buna göre; verilen eğitimin akabinde drive dosyası oluşturulacak olup, fakülte sekreterleri yetkilendirilerek drive dosyasına sistematik verileri ve kanıtları yükleyeceklerdir.
• Kalite Yönetim Sistemi programının üniversite genelinde daha yaygın kullanılması için periyodik eğitimler verilerek böylelikle doküman takibinin daha kontrollü ilerlemesi görüşülmüştür.

Toplantı Notları

• 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun ek 35. maddesi ile 23.11.2018 tarih ve 30604 sayılı resmi gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği” ne dayanarak hazırlanan Kalite Komisyonu ve “Strateji ve Kalite Müdürlüğü” Yönergesi hakkında yapılan revizyona dair bilgilendirmeler yapılmış olup, kalite komisyon üyelerinin görüşleri ve uygunlukları alındıktan sonra senatoya sunulmasına karar verilmiştir.
• SABİS programı hakkında bilgilendirmeler yapılmıştır. Tüm kullanıcıların kullanımı için acilen bir eğitim düzenlenmesine karar verilmiştir.
• Kurumsal Akreditasyon süreciyle ilgili Yıldız Teknik Üniversitesi ile gerçekleştirilen bilgi paylaşım toplantıları hakkında bilgilendirmeler yapılmış olup, Yıldız Teknik Üniversitesi Kalite Koordinatörü Doç. Dr. Serkan ALTUNTAŞ’ın akreditasyon süreçlerinde çalışmalarımıza destek vermek üzere görevlendirilmesi için resmi yazışmaların yapılmasına karar verilmiştir.
• Kalite El Kitabı’na yapılması gereken revizyona dair bilgilendirme yapılmıştır. Kalite El Kitabı’nın hazırlıklarının önceliğin Stratejik Plana verilmesinden dolayı Kasım/Aralık-2022 tarihine ertelenmesine karar verilmiştir.
• Birim ve Fakültelerde kalite farkındalık eğitimlerinin planlanması hakkında görüşlerin alınması.
• Kalite süreçleri hakkında yapılan çalışmalar için görüşler alınmıştır.
• 2022-2026 Stratejik plan çalışmaları hakkında bilgilendirme yapılmış olup, Arama Konferansı planlanması, düzenlenmesine yönelik görüşler alınmıştır.
• TÜSSİDE ile iş birliği hakkında gerçekleştirilen görüşmeler hakkında bilgilendirme yapılmıştır
• ISO 10002 Müşteri Memnuniyeti Standardı ve ISO 27001 Bilgi Yönetim Sistemi Denetimi hakkında bilgilendirmeler yapılmıştır.