Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler (DÖF)
Hasan Kalyoncu Üniversitesinde hizmetlerde, süreçlerde ve kalite yönetim sisteminde ortaya çıkan uygunsuzlukların nedenleri belirlenerek tekrarını önlemek üzere düzeltici faaliyetler başlatılır, uygulanır ve izlenir. Süreç KYS.PR.04 Düzeltici Faaliyetler Prosedürü ve KYS.SM.04 Düzeltici Faaliyet İş Akışı ile tanımlanmıştır; kayıtlar Kalite Yönetim Sistemi yazılımının düzeltici faaliyet modülünde tutulur.
Tanımlar
- Uygunsuzluk: Bir şartın yerine getirilmemesi.
- Düzeltici faaliyet (DF): Tespit edilen bir uygunsuzluğun sebebinin ortadan kaldırılması faaliyeti.
- Önleyici faaliyet: Potansiyel bir uygunsuzluğun sebebini ortadan kaldırma faaliyeti.
Düzeltici Faaliyet Hangi Durumlarda Başlatılır?
- Öğrenci ve paydaş geri bildirimleri (şikâyetler dahil) ve CİMER üzerinden gelen şikâyetler
- Memnuniyet anketi sonuçları
- Kalite yönetim sistemine ve süreç faaliyetlerine aykırı uygulamalar
- İç tetkiklerde görülen uygunsuzluklar
- Dış değerlendirme denetimleri, YÖK denetimleri ve diğer dış denetimler
- Hedeflerin ve performans göstergelerinin değerlendirilmesi
- Yazılımlarda, web sayfalarında veya satın alınan ürün ve hizmetlerde görülen uygunsuzluklar
İşleyiş
- Uygunsuzluk, tespit eden personel tarafından Kalite Yönetim Sistemi yazılımında yeni DF talebi olarak kaydedilir; talep süreç sahibine ve ilgili sistem sorumlusuna e-posta ile otomatik bildirilir.
- Süreç sahibi uygunsuzluğa yol açan kök nedenleri, tekrarını önleyecek faaliyetleri, sorumluyu ve termin tarihini belirler.
- Her DF talebi yazılımdaki DF Talepleri Takip Listesinde izlenir; faaliyet sorumlusu yapılan çalışmaları sisteme girer.
- Faaliyetin doğrulaması önce süreç sahibi tarafından yapılır; kalite birimi faaliyetin termin süresi içinde etkin biçimde uygulanıp uygulanmadığını izler.
- Faaliyet yeterli görülürse DF kapatılır; yeterli görülmezse ek süre verilir.
- Düzeltici faaliyet sonuçları, özellikle kapatılamayan faaliyetler, Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısına sunulur.
- Gerekli durumlarda kök neden analizine göre birim risk analizi revize edilir.
Durum (İstatistik)
| Kaynak | Dönem | Bulgu / DF | Durum |
|---|---|---|---|
| Kurum iç tetkiki | 2022 | 49 | — |
| Kurum iç tetkiki | 2023 (Ocak 2024) | 34 | — |
| Kurum iç tetkiki | 2024 (Şubat 2025) | 32 | Akademik birimlerde 17 → 12 azalma |
| Kurum iç tetkiki | 2025 (Nisan–Mayıs 2026) | 33 (idari 20, akademik 13) | 07.07.2026 itibarıyla 16 kapatıldı, 17’sinin takibi sürüyor |
| TSE belge yenileme tetkiki | 28–29.04.2025 | 2 küçük uygunsuzluk (madde 6.1 ve 7.1.3) | İkisi de 30.07.2026’da “Yeterli” bulunarak kapatıldı |
| TSE 1. gözetim tetkiki | 30–31.07.2026 | Uygunsuzluk tespit edilmedi | Belgenin geçerliliğinin devamına karar verildi (TSE, 18.08.2026) |
Kapatılan Düzeltici Faaliyet Örnekleri
Bir yıl açılan düzeltici faaliyetlerin durumu izleyen yılın iç tetkikinde kontrol edilmektedir. 2024 yılı tetkik raporlarında 2023 yılına ait şu düzeltici faaliyetlerin kapatıldığı kaydedilmiştir:
- Personel Müdürlüğü: personel oryantasyon formu
- Satın Alma Müdürlüğü: iç ve dış paydaşların belirlenmesi, proses analizlerinin belirlenmesi (2 DF)
- Uluslararası İlişkiler Ofisi: proses takibi, izleme-ölçme, web sayfasının güncellenmesi (3 DF)
- Depo ve Sevk Amirliği: iç ve dış paydaşların belirlenmesi
- Güvenlik Amirliği: acil eylem planı
- Meslek Yüksekokulu: 6 DF’den 4’ü (anketlerin yapılması, PUKÖ süreçlerinin takibi, risk belirleme); 2025 tetkikinde ise 2024 yılına ait 2 DF’nin kapatıldığı ve yeni DF bulunmadığı görülmüştür.
İlgili Dokümanlar
Son güncelleme: