Doküman Yönetimi

Prosedür, Üniversitenin tüm birimlerinin faaliyetlerine ilişkin doküman ve kayıt sistemini kapsar. Doküman türleri aşağıdaki kodlarla gösterilir:

Doküman numarası bölüm kodu, doküman türü ve sıra numarasından oluşur (örneğin PM.PR.02). Dokümanların üst bilgisinde logo ve doküman adı; alt bilgisinde doküman numarası, yayın tarihi, revizyon numarası/tarihi ve sayfa numarası yer alır.

• Dokümanlar, doküman türüne göre belirlenen yetkililer tarafından hazırlanıp onaylandıktan sonra yürürlüğe girer. Hazırlayan ve onaylayan birimler dokümanı kontrol ettikten sonra sisteme eklenmesini talep eder; tüm orijinal dokümanlar sistem üzerinden kayıt altına alınır.
• Dokümanlar, kullanacak birimlere Kalite Yönetim Sistemi üzerinden kontrollü olarak dağıtılır; dağıtım, sistemdeki ana doküman listesi üzerinden izlenir.
• Dış kuruluşlardan gelen standartlar ve diğer dokümanlar doküman kodu verilerek sisteme dahil edilir; standartlar ve resmî mevzuatın güncelliği sorumlu birim yöneticisi tarafından izlenir, değişiklik olduğunda eskisi yürürlükten kaldırılarak yenisi yürürlüğe konulur.

• Birimler revizyon taleplerini, varsa hazırlanmış dokümanı, revizyon konusu ve gerekçesiyle birlikte sistemdeki doküman revizyon talebi bölümünden iletir. Talebin kabul veya ret bilgisi talep edene sistem üzerinden bildirilir.
• Dokümanlar ilk yayımlandığında revizyon numarası 00’dır; her revizyonda numara sistem tarafından birer artırılır.
• Revize edilen doküman yetkili kullanıcılar için sistemde güncellenir; revizyon gerekçesi revizyon izleme bölümünden takip edilir. Revizyon öncesi orijinal nüshalar sistemde saklanır.
• Yürürlükten kalkmış veya geçersiz dokümanların kullanılmasını önlemek için dokümanların revizyon durumları sistem üzerinden izlenir.

• Kayıtlar kayıt sınıfı, kayıt cinsi ve kayıt olmak üzere üç seviyede sınıflandırılır ve Kayıt Kontrol Listesi’nde tanımlanır; tarih veya sıra numarası ile tanımlanır.
• Elektronik ortamdaki kayıtlar Kalite Yönetim Sistemi programında ve sunucuda yedeklenir; arşivdeki kayıtların tekrar elde edilebilirliği ve zarar görmemesi için önlemler alınır.
• Kayıtlardaki hiçbir bilgi silinmez veya görünmez hale getirilmez; düzeltme, eski bilgi okunaklı kalacak şekilde yapılır.
• Saklama süreleri süreç sahiplerince müşteri, yasal ve mevzuat şartları göz önünde bulundurularak belirlenir; süresi dolan kayıtlar tekrar elde edilemeyecek şekilde imha edilir.

Kalite yönetim sistemini etkileyebilecek tüm değişiklikler planlı şekilde gerçekleştirilir ve iki türde ele alınır:

• Minör değişiklikler: sistemin bütününü etkilemeyen, organizasyonel yapıda büyük değişikliğe yol açmayan değişiklikler (süreç iyileştirmeleri, doküman revizyonuna neden olan düzeltme/düzeltici faaliyetler gibi).
• Majör değişiklikler: kalite yönetim sisteminin bütününü etkileyen değişiklikler (yeni süreç tanımı, mevcut süreçte köklü değişiklik, organizasyonel değişiklikler gibi).

Değişiklikler sistemdeki doküman değişiklik talebi / yeni doküman talebi ile planlanır; ilgili birim amirinin görüşü ve onayı olmadan doküman revizyonu yürürlüğe konmaz. Değişiklik yönetiminin girdileri arasında risk değerlendirmesi, amaç ve hedeflerin değerlendirilmesi, süreç akışındaki değişiklikler, yeni birim açılması veya kapanması, organizasyonel yapı ve altyapı değişiklikleri, değişikliklerin üst yönetimce onaylanması ve personelin bilgilendirilmesi yer alır. Güncel risk analizi ve performans sistemi yılda en az bir kez gözden geçirilerek üst yönetime raporlanır ve Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarında değerlendirilir.