Risk ve Fırsat Yönetimi
Hasan Kalyoncu Üniversitesi’nde risk ve fırsatlar, TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında KYS.PR.06 Risk Değerlendirme Prosedürü ile yönetilir. Prosedürün amacı; kalite yönetim sistemi kapsamında kuruluşun amaç ve hedeflerine ulaşmasını etkileyebilecek risk ve fırsatların belirlenmesi, analiz edilmesi, değerlendirilmesi, uygun faaliyetlerin planlanması, uygulanması, izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesine ilişkin yöntem ve esasları belirlemektir.
1. Kapsam ve Dayanak
Prosedür; Üniversiteye bağlı tüm akademik, idari ve destek birimlerinde yürütülen faaliyetleri ve bu süreçlerde görev alan üst yönetim, birim yöneticileri, akademik ve idari personel ile diğer tüm paydaşların risk ve fırsatları değerlendirme faaliyetlerini kapsar.
Prosedür; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, Yükseköğretim Kalite Kurulu (YÖKAK) Kurumsal Akreditasyon Programı ölçütleri, TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardı, TS ISO 31000 Risk Yönetim Standardı, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği’nin risk ve fırsatların ele alınmasına ilişkin hükümleri ile Üniversitenin ilgili iç düzenlemeleri esas alınarak hazırlanmıştır.
2. Temel Kavramlar
| Kavram | Tanım (KYS.PR.06) |
|---|---|
| Risk | Üniversitenin stratejik amaç ve hedeflerine ulaşmasını ve görevlerin yerine getirilmesini etkileyebilecek belirsizliklerin hedefler üzerinde olumlu veya olumsuz etkisi. |
| Fırsat | Süreçlerin iyileştirilmesi, performansın artırılması veya hedeflere ulaşmayı destekleyen olumlu koşul veya durum. |
| İç / Dış Risk | İç risk: birimlerin faaliyetlerini gerçekleştirirken maruz kalabileceği riskler. Dış risk: birimlerin kontrolü dışında gerçekleşen olaylar sonucunda oluşan riskler. |
| Risk İştahı | Üniversitenin stratejik amaç ve hedeflerini gerçekleştirirken kabul etmeye hazır olduğu, gerçekleşmesi durumunda tolere edilebilir olarak belirlenen risk düzeyi. |
| Risk Toleransı | Belirlenen risk iştahı çerçevesinde kabul edilebilir sapma aralığı. |
| Kalıntı Risk | Riskin gerçekleşme olasılığını veya etkisini azaltmak için alınan önlemler ve kontrollerden sonra arta kalan risk seviyesi. |
| Risk Sahibi | Riskin yönetilmesinden, izlenmesinden ve gerekli aksiyonların uygulanmasından sorumlu birim veya kişi. |
3. Görev ve Sorumluluklar
- Kalite Komisyonu (Rektör başkanlığında): risklerin belirlenmesi, beklenti ve taleplerin alınması, risk önceliklerinin belirlenmesi, risklerin yıllık bazda gözden geçirilmesi, prosedür ve süreçlerdeki değişiklik ve iyileştirmelerin değerlendirilmesi.
- Strateji ve Kalite Müdürlüğü: risk yönetimine ilişkin çalışmaları koordine eder ve belirli dönemlerde Kalite Komisyonuna rapor sunar; risk yönetimi süreçlerinin tüm birimlerde etkin işlemesi için teknik destek ve rehberlik hizmeti verir; risk yönetimine ilişkin eğitim ihtiyaçlarını belirler, eğitim faaliyetlerini koordine eder ve yürütür.
- Fakülte / birim yöneticileri ve üst yazı ile görevlendirilmiş birim kalite sorumluları: kalite yönetim sistemi kapsamında belirlenen süreçlerin yürütülmesinden sorumludur.
4. Risk ve Fırsatların Belirlenmesi
Risk ve fırsatlar aşağıdaki girdiler dikkate alınarak belirlenir:
- süreç sahipleri tarafından gerçekleştirilen değerlendirmeler,
- stratejik plan ve kurumsal hedef analizleri,
- iç ve dış denetim sonuçları,
- süreç performans göstergeleri ve izleme sonuçları,
- paydaş geri bildirimleri, memnuniyet anketleri ve şikâyetler,
- uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyet kayıtları,
- Yönetim Gözden Geçirme toplantı çıktıları,
- mevzuat ve yasal şartlardaki değişiklikler,
- iç ve dış çevre analizleri ile ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentileri.
Gerektiğinde SWOT (GZFT) Analizi gibi stratejik analiz yöntemlerinden yararlanılır. Kalite El Kitabı’na göre SWOT analizi ile tespit edilen tehditler ve zayıf yönler bir risk olarak değerlendirilir; Stratejik Plan kapsamında gerçekleştirilen SWOT analizinde tespit edilen güncel tehdit ve zayıf yönler ilgili birimlerin risk analizlerinde değerlendirilir. Güçlü yönler ve fırsatlar ise stratejik planda tanımlanır.
2023–2027 Stratejik Plan’daki hedef kartlarında her hedef için performans göstergelerinin yanı sıra riskler ve stratejiler tanımlanmıştır (Stratejik Plan, s. 74–84).
5. Risk Değerlendirme Yöntemi: 5×5 Risk Matrisi
Riskler; gerçekleşme olasılığı ve gerçekleşmesi durumunda oluşturacağı etki dikkate alınarak 5×5 Risk Matrisi Yöntemi ile değerlendirilir:
Risk Puanı (R) = Olasılık (O) × Etki (E)
| Puan | Olasılık | Etki (Şiddet) |
|---|---|---|
| 1 | Çok Düşük — Riskin gerçekleşmesi beklenmez; ancak olağan dışı ve istisnai durumlarda ortaya çıkabilir. | Kabul Edilebilir — Herhangi bir yönetim gerektirmeyen önemsiz risk; süreci doğrudan veya dolaylı etkilemez. |
| 2 | Düşük — Belirli şartların oluşması halinde meydana gelebilir; gerçekleşmesi beklenen bir durum değildir. | Dikkate Değer — İlgili süreci doğrudan etkilemeyen ancak dolaylı yoldan etkileyen risk. |
| 3 | Orta — Benzer durumlar zaman zaman yaşanmış veya belirli koşullarda gerçekleşebilir. | Orta Derecede Önemli — Mutlaka izlenmesi ve kontrol altında tutulması gereken, sürecin işleyişini her an aksatabilecek tehdit düzeyindeki risk. |
| 4 | Yüksek — Benzer durumlar tekrarlamış veya gerçekleşmesi beklenen riskler. | Önemli — Süreçleri ileri seviyede aksatan, hatta durma noktasına getiren risk. |
| 5 | Çok Yüksek — Mevcut koşullar devam ettiği sürece gerçekleşmesi neredeyse kesin olan riskler. | Kritik — Kesinlikle ve acil olarak müdahale gerektiren, gerçekleşmesi kabul edilemez risk. |
| Olasılık Etki | 1 Kabul Edilebilir | 2 Dikkate Değer | 3 Orta Derecede Önemli | 4 Önemli | 5 Kritik |
|---|---|---|---|---|---|
| 5 Çok Yüksek | 5 | 10 | 15 | 20 | 25 |
| 4 Yüksek | 4 | 8 | 12 | 16 | 20 |
| 3 Orta | 3 | 6 | 9 | 12 | 15 |
| 2 Düşük | 2 | 4 | 6 | 8 | 10 |
| 1 Çok Düşük | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Risk Puanı | Değerlendirme ve Gerçekleştirilecek Eylem |
|---|---|
| 15–25 · Acil Eylem | Riskin kabul edilebilir seviyeye düşürülmesi için derhal risk azaltıcı faaliyet planlanır ve uygulanır; uygunsuzluk oluşması halinde düzeltici faaliyet başlatılır; gerekli kaynaklar tahsis edilir ve üst yönetime raporlanır. Faaliyet mümkün olan en kısa sürede tamamlanır ve etkinliği değerlendirilir. |
| 9–12 · Önemli | Riski azaltmaya yönelik faaliyetler planlanır ve uygulanır; etkinliği izlenerek riskin kabul edilebilir seviyeye indirilmesi sağlanır. Faaliyetler planlanan süre içinde tamamlanır ve sonuçları değerlendirilir. |
| 6–8 · Kabul Edilebilir | Mevcut kontroller sürdürülür; gerekli görülen durumlarda iyileştirme faaliyetleri planlanır. Faaliyetler plan doğrultusunda uygulanır ve periyodik olarak gözden geçirilir. |
| 1–5 · Düşük | Mevcut kontroller yeterli kabul edilir; ilave risk azaltıcı faaliyet gerektirmez. Risk, mevcut süreçler kapsamında periyodik olarak izlenir ve gözden geçirilir. |
6. Risklere Yanıt, İzleme ve Gözden Geçirme
Belirlenen riskler, risk düzeyleri dikkate alınarak süreç sahipleri tarafından değerlendirilir; riski ortadan kaldırmaya, azaltmaya, kabul etmeye veya fırsata dönüştürmeye yönelik kontrol faaliyetleri planlanır ve uygulanır. Prosedürde tanımlanan yanıt seçenekleri riski düşürme, riski kabul etme, riski devretme ve riskten kaçınmadır. Alınan önlemlerin etkinliği süreç sahipleri ile Strateji ve Kalite Müdürlüğü tarafından izlenir.
Risk analizleri en az yılda bir kez veya ihtiyaç halinde yeniden gözden geçirilir. Risklerin kontrol önlemlerine rağmen gerçekleşmesi, risk seviyesinin değişmesi veya yeni risk ve fırsatların ortaya çıkması durumunda risk değerlendirmesi süreç sahibince yeniden yapılır; gerekli hallerde Düzeltici Faaliyet Formu başlatılır ve Risk Analiz Planı güncellenir. Risk değerlendirme sonuçları Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarında değerlendirilerek iyileştirme faaliyetleri planlanır.
7. Fırsatların Belirlenmesi
Fırsatlar; Üniversitenin stratejik hedeflerine ulaşmasına katkı sağlayabilecek, süreç performansını artırabilecek, paydaş memnuniyetini geliştirebilecek ve kurumsal gelişimi destekleyebilecek hususlar dikkate alınarak belirlenir. Belirlenen fırsatlar uygulanabilirlik ve sağlayacağı fayda açısından değerlendirilerek iyileştirme faaliyetleri planlanır ve izlenir. Fırsatlar; yeni eğitim modelleri, dijitalleşme, süreç iyileştirme, paydaş beklentilerinin karşılanması, kaynakların etkin kullanımı ve kurumsal kapasitenin geliştirilmesi gibi alanlarda değerlendirilebilir.
8. Birim Risk Analiz Planları
Birim risk analiz planlarında her risk için risk tanımı, alınan tedbir, ilgili belge, olasılık, etki, risk puanı, risk kategorisi, risk giderme yöntemi, sorumlu, termin, kaynak ve sonuçların nasıl değerlendirileceği kaydedilir; ilk değerlendirmenin yanında artık (kalıntı) risk değerlendirmesi de yapılır.
2026 yılı güncellemesi kapsamında aşağıdaki idari birimlerin risk analiz planları hazırlanmıştır:
| Doküman No | Birim |
|---|---|
| KYS.PL.01 (PDF) | Strateji ve Kalite Müdürlüğü |
| BH.PL.01 (PDF) | Kurumsal İletişim Müdürlüğü |
| KD.PL.01 (PDF) | Kütüphane ve Dokümantasyon Müdürlüğü |
| KE.PL.01 (PDF) | Konukevi Müdürlüğü |
| ÖİM.PL.01 (PDF) | Öğrenci İşleri Müdürlüğü |
| PM.PL.02 (PDF) | Personel Müdürlüğü |
| SA.PL.01 (PDF) | Satın Alma Müdürlüğü |
| SKS.PL.01 (PDF) | Sağlık Kültür ve Spor Müdürlüğü |
| YİM.PL.01 (PDF) | Yazı İşleri ve Genel Evrak Müdürlüğü |
22.04.2025 tarihli YGG toplantısında, fakültelerin ortak risklerinin fakülte kalite temsilcilerinin ortak kullanımına açık Fakülteler Risk Tablosu’nda revize edildiği ve fakültelerin bağlı bulundukları fakülte geneli risklerini oluşturduğu bildirilmiştir.
9. Risk Yönetiminde Gelişim (PUKÖ)
| Tarih | Gelişme |
|---|---|
| 20–22.11.2023 | Strateji ve Kalite Müdürlüğü ile Türk Standartları Enstitüsü (TSE) iş birliğinde fakülte/yüksekokul kalite koordinatörleri, idari birim kalite temsilcileri ve kalite dokümanlarıyla ilgilenen personele “ISO 31000 Risk Yönetim Sistemi Standardı” eğitimi verildi. Haber › |
| 21.02.2024 | Kalite Komisyonu YGG toplantısında, risk planı ve risk değerlendirme prosedürünün TSE’nin önceki yıl gözden geçirme ziyaretindeki tavsiyesine istinaden güncellenmesi ve kullanıma sunulmasına dair bilgilendirme yapıldı. |
| 22.04.2025 | YGG toplantısında süreçlere ait risk tablolarının Ocak/Şubat 2025’te revize edildiği bildirildi; risk analizlerinin yılda bir kez güncellenmesi kararı alındı. |
| 28–29.04.2025 | TS EN ISO 9001:2015 belge yenileme tetkikinde risk yönetimine (madde 6.1) ilişkin bir minör uygunsuzluk tespit edildi; düzeltici faaliyet olarak risk tablolarının gözden geçirilmesi ve risk yönetimi eğitimi planlandı. |
| 16–17.10.2025 | Kurum kalite temsilcilerine yönelik, TSE tarafından sertifikalı TS ISO 31000 Risk Yönetimi Eğitimi düzenlendi. Haber › |
| 07.07.2026 | YGG toplantısında Risk Prosedürü ve süreçlere ait risk tablolarının revize edildiği, önemli risklerin birimlerle tespit edilerek önleyici çalışmaların başlatıldığı görüşüldü; eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme, kalite yönetim sistemi ve toplumsal katkı süreçlerine ilişkin risk ve fırsatların izlenmesine ve Risk Çalıştayı’nın gerçekleştirilmesine karar verildi. |
| 21.07.2026 | Akademik ve idari birim kalite sorumlularının katılımıyla Risk Yönetimi Çalıştayı düzenlendi. Birim performans göstergeleri, süreç performans sonuçları, izleme ve değerlendirme çıktıları ile dış değerlendirme sonuçları esas alınarak birim bazlı riskler belirlendi; birimler kendi süreçlerine ilişkin riskler için iyileştirme önerileri geliştirdi. Haber › |
| 30–31.07.2026 | TS EN ISO 9001:2015 1. Gözetim Tetkiki’nde risk ve fırsatların ele alınması da değerlendirildi; 2025’te tespit edilen madde 6.1 uygunsuzluğu yeterli bulunarak kapatıldı ve tetkikte uygunsuzluk tespit edilmedi. Haber › |
İlgili Belgeler
PDFKEK-01 Kalite El KitabıGörüntüle ›
PDF2023–2027 Stratejik Plan (hedef kartları: riskler ve stratejiler)Görüntüle ›
Son güncelleme: